NAiOS hace que la IA conozca a tu empresa

Hoy quiero hablarte de una parte de mi trabajo que hasta ahora he dejado bastante en la sombra: IACOBUS Assistant, la empresa que creé para desarrollar e implantar inteligencia artificial en empresas. Y quiero hacerlo ahora porque, desde la semana pasada, trabaja de la mano de NAiOS, la plataforma de NetRetina AI.

Si me sigues, habrás visto que hasta ahora mencionaba IACOBUS de pasada, casi siempre ligado a algún desarrollo muy a medida. Tiene una explicación: cada empresa llegaba con sus procesos, sus herramientas y sus datos repartidos por todas partes, y casi siempre tocaba construir la solución desde cero. Era difícil presentarlo como algo abierto a cualquier empresa, y eso es justo lo que ha cambiado.

Mi equipo y yo llevamos desde mayo trabajando con el equipo de NAiOS, desarrollando juntos muchos de los procesos y módulos que hoy forman la plataforma. La semana pasada dimos el paso definitivo: IACOBUS Assistant ha firmado un acuerdo con NetRetina AI y ya somos distribuidores oficiales de NAiOS.

La pieza que terminó de encajarlo todo fue el ERP, que lanzamos en septiembre. Con él ya podíamos unir en un mismo recorrido la inteligencia artificial, el marketing, las ventas, la gestión y la facturación, y eso nos da algo que antes no teníamos: una base común sobre la que adaptar la solución a cada empresa sin empezar de cero cada vez.

Con NAiOS queremos cubrir todas las necesidades de software de la mayoría de las empresas y con IACOBUS seguimos desarrollando ideas y procesos muy especificos de algunas empresas y sectores.

La diferencia está en que la IA empieza a conocer tu negocio

En pocas palabras: NAiOS es una plataforma que conecta la inteligencia artificial con los datos, documentos y herramientas de tu empresa —CRM, ERP, correo, facturación o base de conocimiento— en un entorno seguro con servidores en Alemania.

Te lo explico de la forma sencilla. Cuando trabajas con un chat de IA convencional, el contexto se lo llevas tú: pegas el correo, le explicas quién es el cliente, subes el documento, le describes el producto… y la próxima vez, vuelta a empezar. Seguro que te suena.

Con NAiOS, buena parte de ese contexto ya vive dentro del entorno de trabajo. ERP, CRM, correo, documentos, reuniones, campañas, redes sociales, recursos humanos, contabilidad, almacén o conocimiento corporativo pueden conectarse entre sí y con la IA, y cada proyecto puede tener su propia memoria, sus instrucciones y sus reglas para que la información de un cliente o de un departamento no se mezcle con la de otro.

Bien integrado en los procesos, NAiOS te da una visión clara de lo que ocurre en marketing, en ventas o en finanzas, y te permite preguntarle directamente por ello. Ya no tienes otro chat más: tienes una IA a la que puedes preguntar qué está pasando dentro de tu empresa y que te responde con información real del negocio.

Una pregunta puede cruzar varios departamentos

Piensa en un lunes cualquiera. Llegas a la oficina y quieres saber cómo está todo: marketing tiene campañas activas, ventas está moviendo oportunidades, administración ha emitido facturas, tienes correos pendientes y alguna reunión de la que salieron cosas importantes. Si los módulos están bien conectados y los permisos bien definidos, la IA cruza toda esa información por ti y los módulos de agentes pueden prepararte flujos que te lo aclaren, sin que tengas que ir abriendo aplicación por aplicación.

Donde mejor se ve es en algo tan cotidiano como contestar una secuencia de correos.

NAiOS Mail conserva toda la conversación por ti

Te escribe un cliente con el que llevas semanas intercambiando mensajes. Ya no tienes que recordarlo todo: antes de responder, le pides a la IA que te resuma el hilo completo, te señale los compromisos pendientes y te prepare una respuesta que solo tengas que retocar. Muchas veces se nos escapa algún detalle entre tanto correo, y esto lo evita.

NAiOS Mail trabaja con el historial del hilo y con sus adjuntos, así que la respuesta parte de lo que de verdad se ha hablado. Tú la revisas, cambias lo que haga falta y la envías cuando estés conforme. Cuando llevas muchos clientes a la vez, esto es oro, porque la memoria de la empresa deja de depender solo de lo que cada persona recuerda ese día.

Por fin podemos seguir el embudo hasta la factura

Esta era, sin duda, la parte que más ganas tenía de ver funcionando.

Los que trabajamos en marketing sabemos medir bastante bien el principio del embudo: qué campaña trae tráfico, qué anuncio genera leads, qué formulario convierte mejor. El problema viene después, cuando llegan las llamadas comerciales, los presupuestos, los pedidos y la facturación, y en muchas empresas se pierde el hilo entre la campaña y la venta.

Con NAiOS, el embudo ya no termina en el lead. El ERP, que además ya trabaja con Verifactu, forma parte del propio embudo. Una persona puede descubrir la marca en una promoción en redes sociales, entrar en el CRM con su origen bien identificado, pasar por todas las fases comerciales y acabar convertida en cliente con su factura generada. El CRM guarda la actividad, las oportunidades y las campañas, y el ERP continúa con el presupuesto, el pedido, el albarán y la factura.

Y entonces sí puedes contestar las preguntas que de verdad le interesan a dirección: de qué campaña vino este cliente, cómo lo hemos tratado, qué seguimiento necesitó y cuánto ha facturado. Para quienes llevamos años trabajando en growth, esto cambia la conversación:

marketing deja de presentar leads y empieza a hablar de resultado económico.

Cada departamento necesita ver una empresa diferente

Ojo, que todo esté conectado no quiere decir que todo el mundo tenga que verlo todo, y esto es importantísimo. Solo el CEO tiene acceso al super-administrador y concede diferentes permisos a los demás usuarios dentro de la empresa.

Al departamento de marketing, por ejemplo, podemos darle acceso solo a los módulos que necesita, cada uno configurado con la IA más adecuada para generar textos, imágenes o vídeo. No necesita entrar en el ERP, ni ver nóminas o contabilidad, y muchas veces tampoco los embudos de venta. Si en algún momento le hacen falta datos de conversión, se los concedemos desde el super-administrador, aunque en general es algo que se resuelve mejor en los briefings de equipo.

Así, marketing tiene su propio espacio para crear campañas y contenidos y dirección conserva la visión completa de la empresa. Compartir la información necesaria no significa compartir todos los permisos.

En una tienda la IA también puede estar en el mostrador

Y no hablo solo de oficinas: esto tiene muchísimo sentido en un comercio. Ya que NAiOS tiene aplicación para el escritorio del ordenador y para el móvil, de forma que tienes acceso a la información en cualquier momento.

Por eso en las tiendas instalas la aplicación con un usario y acceso a los módulos que sean necesarios, para hacer la caja, gestionar el stock en el almacén y hacer el correcto seguimiento de las ventas. El TPV de NAiOS se instala en el mostrador y puede conectarse con tu lector de códigos de barras. Registras la venta, se genera la factura y todo se actualiza automáticamente dentro del mismo entorno.

Como también tiene módulo de almacén, el control de stock se lleva directamente desde NAiOS: entradas, traspasos, mínimos y recuentos, también desde el móvil. Y si tu tienda tiene web en WordPress, NAiOS se conecta con ella, así que puedes controlar el stock online y hacer cambios en tu página sin salir de la plataforma.

Venta física, stock, facturación y presencia digital en la misma arquitectura, y mucha menos información duplicada en programas distintos, que es de lo que más tiempo se come en el día a día de un negocio.

Puedes utilizar una inteligencia distinta para cada trabajo

Otra cosa que me convenció es el enfoque multimodelo. NAiOS integra más de mil modelos de inteligencia artificial y te deja elegir uno distinto para cada módulo. Hay modelos más especializados en generar textos y otros en imagen o en vídeo, así que puedes asignar a cada trabajo el que mejor resultado te da. Ya no tienes que casarte con una sola IA.

Esto, además, te protege. Si por cualquier motivo uno de esos proveedores tiene un problema, porque se ha caído su servidor o ha cambiado sus condiciones, conectas el módulo con otro modelo y sigues trabajando. Siempre tienes servicio.

Y hay un detalle que quiero remarcar: todas las conversaciones que salen de NAiOS hacia esos modelos viajan encriptadas, para que ningún dato se filtre, y quedan registradas. Para mí, eso vale mucho más que el número exacto de modelos disponibles.

Puedes conservar las herramientas que ya funcionan

Implantar NAiOS tampoco significa tirar todo lo que ya usas. Muchas empresas tienen un ERP con el que están contentas, una herramienta de redes que les funciona o un programa que forma parte de su día a día desde hace años, y no tiene sentido cambiarlo porque sí.

Tienes dos opciones. Puedes conservar tus programas favoritos y conectarlos gracias a NAiOS Nexus, que se integra por API, por MCP o por webhook, y mantenerlos tal cual o sincronizados. O puedes trasladar esa función al módulo equivalente dentro de NAiOS cuando te compense.

Ahora mismo hay más de mil integraciones listas para agentes. Una vez hecha la integración, puedes conectarla con un agente que te facilite los flujos con el resto de módulos de NAiOS. Por eso mi recomendación es implantar de forma progresiva, porque empezar conectando siempre sale mejor que empezar sustituyendo.

La seguridad forma parte de la arquitectura

Cuando conectas la IA con datos de clientes, facturas, empleados o procesos internos, la ciberseguridad deja de ser un detalle técnico y pasa a ser lo primero. Para nosotros ha sido de los puntos que más hemos mirado con lupa. Como ya os he contado otras veces, mi equipo y yo trabajamos de la mano de Eritia Privacidad en todos nuestros proyectos, y esa misma exigencia la aplicamos a NAiOS.

Servidores propios de NAiOS en Alemania

Cada empresa tiene su propio servidor dentro de las instalaciones de NAiOS en Alemania, separado del resto de clientes. Tus datos no se mezclan con los de nadie y se quedan en territorio europeo, lo que facilita cumplir con la normativa de protección de datos cuando ya no hablamos de preguntas genéricas, sino de documentación de empresa, datos comerciales o información personal.

En NAiOS la información viaja cifrada

Las comunicaciones se protegen con cifrado durante la transmisión y los datos guardados también están cifrados. Proteger el dato mientras viaja está muy bien, pero también tienes que poder demostrar qué pasó con él, y por eso cada interacción puede quedar registrada con el modelo que intervino, el momento en que se hizo la operación y el usuario que participó.

La formación también forma parte del cumplimiento

Hay un tema del que se habla poco: la alfabetización en inteligencia artificial. El Reglamento Europeo de IA obliga a las organizaciones a tomar medidas para que quienes usan estos sistemas tengan un nivel adecuado de conocimiento sobre cómo funcionan y qué riesgos tienen.

Por eso, en nuestras implantaciones contemplamos todo el cumplimiento de la ley, y la formación del equipo forma parte del proyecto. NAiOS tiene un módulo específico para protocolizar la formación de los empleados, hacer que todos pasen por el mismo proceso y dejarlo registrado.

NAiOS Trust completa la trazabilidad

NAiOS Trust añade una capa de gobierno donde se registran sistemas de IA, riesgos, proveedores, incidentes, aprobaciones y evidencias. Es justo el tipo de control del que hablaba cuando escribí sobre los riesgos de la IA que preocupan a la ONU. Esos registros te ayudan a demostrar cómo gestionas tus sistemas y tus datos frente al RGPD, el AI Act o estándares como ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 42001.

Eso sí, ten presente que la plataforma te da las herramientas, pero la responsabilidad final sigue siendo de tu empresa. La tecnología funciona de verdad cuando va acompañada de procedimientos, formación y supervisión humana.

Los agentes ayudan a trabajar, pero no sustituyen la responsabilidad

NAiOS permite crear agentes que usan la información de la empresa, trabajan con varios módulos y ejecutan parte de un flujo por su cuenta. El agente ya no trabaja en una sola herramienta, sino sobre el conjunto de la empresa. Bien planteados, nos ayudan muchísimo con los flujos y con las respuestas: recopilan información, preparan borradores, analizan documentación y coordinan tareas repetitivas.

Pero aquí soy muy clara. En todos los procesos recomendamos que haya una persona supervisando, sobre todo cuando el resultado final sale hacia fuera, ya sea un post para redes sociales, un correo a un cliente o una propuesta comercial.

La IA no se puede hacer responsable de lo que entrega; el responsable siempre es el ser humano, y por eso tiene que revisar todo lo que se publica.

Aunque técnicamente se pudiera, no aconsejamos dar respuestas automatizadas sin supervisión. Por eso valoro tanto que NAiOS permita poner puntos de confirmación antes de las acciones sensibles: la idea no es automatizar por automatizar, sino dar autonomía donde mejora el proceso sin perder el control.

La Knowledge Base de NAiOS puede convertirse en la memoria de la empresa

Si tuviera que quedarme con una función, sería la base de conocimiento. Puedes cargar prácticamente toda la información que quieras: catálogos y manuales técnicos, contratos, procedimientos, propuestas de valor, identidad corporativa, branding, políticas de privacidad y de empresa, misión, visión o valores.

Imagina una distribuidora de productos tecnológicos que sube a su base de conocimiento todos los catálogos técnicos de sus productos. Si a un comercial le hacen una pregunta muy técnica en plena reunión, la consulta desde el CRM preguntándole a la IA, sin buscar PDFs ni llamar a nadie.

Lo mejor es que la IA no busca en internet: solo responde con lo que hay dentro de esa base de conocimiento. Si no encuentra la respuesta, dice que no la tiene, en lugar de inventársela. Así se evitan las alucinaciones.

Y puedes ir un paso más allá. Sobre esa base puedes crear un agente que conteste en tu web con acceso a tus catálogos, a la filosofía y a la historia de tu empresa, y limitar expresamente qué información consulta para que nunca toque el ERP, el CRM ni ningún dato sensible. Siempre está compartimentado y nunca se sale de lo que le has autorizado.

Una empresa puede empezar a conservar contexto, no solo documentos

La base de conocimiento gana todavía más valor cuando la combinas con el CRM, el correo y las reuniones. Con NAiOS puedes tener una carpeta por cliente la Ficha 360 en el CRM donde se guardan automáticamente todos los correos y conversaciones, también las de WhatsApp, que se puede conectar a la plataforma además de sus propios sistemas de comunicación.

Piensa en un cliente con el que llevas seis meses negociando. Antes de la próxima reunión, le pides a la IA un resumen de todas las conversaciones y de la propuesta que vas a presentar, y llegas con la reunión bien preparada sin tener que recordarlo todo. Y si el cliente te dice «es que me dijiste hace seis meses…», lo recuperas en un momento y sabes exactamente qué se dijo.

Durante la reunión puedes resolver dudas técnicas gracias a los catálogos y, al terminar, pedirle a la IA un resumen con los puntos clave. Te genera el documento al instante junto con un código QR, de modo que tu cliente se lo lleva en ese mismo momento y que se guarde en su Ficha 360.

Cuando el cliente acepte, podrás redactar los contratos el el módulo de Legal, enviarlos para Firmar. Un segundo paso sería conectar a NAiOS con tu WordPress y en base del presupuesto, generar un producto, de esta forma podrías generar un enlace de pago para que se envíe a tu cliente por mail o whatsapp. De esta forma hemos automatizado todo el proceso de venta.

Demasiadas veces veo empresas que dependen de lo que recuerda una sola persona. Cuando ese conocimiento se queda en el sistema, y los procesos repetitivos se automatizan, la empresa empieza a recordar mejor, y gana en eficiencia.

¿Cuantas horas crees que has ahorrado con este flujo?

RRHH, gestoría y formación entran en el mismo ecosistema

La misma lógica llega a otras áreas. El módulo de recursos humanos incluye un registro de jornada sencillo: cada empleado ficha a diario desde un enlace y, en su perfil, tiene almacenadas sus nóminas, sus horas y su documentación. De forma que siempre tiene a mano la documentación necesaria ante una inspección.

Y la formación se integra con Academy, para crear itinerarios, registrar avances y dejar trazabilidad de todo el proceso formativo. Esto es especialmente útil para centros educativos y de formación, pero tambien para normativas de seguridad y procolos de integración del personal de la plantilla a los diferentes puestos de la empresa.

También hay puertas de acceso específicas para tu gestoría, para que pueda entrar a tu contabilidad y a tus balances cuando tiene que presentar los impuestos, sin el ir y venir de documentos por correo.

Lo que me parece interesante no es tener más módulos, sino que las áreas compartan lo útil sin mezclar permisos ni responsabilidades.

Por qué ahora quiero hablar más de IACOBUS Assistant

Desde IACOBUS Assistant llevamos tiempo trabajando en esta forma de aplicar la inteligencia artificial, y desde mayo lo hacemos junto al equipo de NAiOS. Hemos ido desarrollando juntos este proceso y estos módulos, y en septiembre lanzamos el ERP.

Con el ERP y los flujos básicos de venta conseguimos unificar el recorrido completo: alguien descubre una marca en una campaña, entra en el CRM, recibe seguimiento, pide una propuesta y se convierte en cliente, mientras el ERP factura, el almacén actualiza existencias y dirección puede verlo todo sin reconstruir la historia en cinco aplicaciones distintas.

Por qué NAiOS cambia nuestra forma de implantar IA

Por eso ahora sí quiero hablar abiertamente de IACOBUS Assistant. Muchos de nuestros desarrollos empezaban casi de cero porque cada empresa necesitaba una arquitectura muy concreta.

NAiOS nos da una base modular, que en general cubre el 90% de las necesidades de la mayoría de las empresas. Y sobre esta base seguimos personalizando, sin reconstruir las piezas esenciales en cada proyecto, y eso nos permite ofrecer, además de los desarrollos a medida, una solución mucho más accesible y escalable para cualquier empresa que quiera integrar la IA en serio.

Una empresa puede empezar por conocimiento interno y correo; otra, por marketing y CRM; un comercio, por TPV, almacén y facturación; y una organización más compleja, por agentes, automatización y control de datos. Cambia la puerta de entrada, pero la plataforma crece con la empresa.

Lo que realmente me interesa de NAiOS

Podría contarte NAiOS a base de modelos, módulos e integraciones, pero no es por eso por lo que hemos apostado por la plataforma. Lo que me interesa es que nos permite construir una IA que conoce el contexto de la empresa sin darle acceso a todo.

Marketing trabaja con sus campañas, ventas con sus oportunidades, administración con la facturación, la gestoría con su contabilidad y el comercial con los manuales que necesita para su reunión. Cada uno ve lo suyo y la empresa, en conjunto, funciona mucho más conectada

También me interesa poder elegir la IA según la tarea, cambiar de modelo cuando convenga, mantener las herramientas que ya funcionan y saber qué hacen los agentes en cada momento. Si a eso le sumas una buena base de conocimiento, permisos bien pensados, cifrado, formación y supervisión humana, la IA deja de ser una aplicación más y pasa a formar parte del trabajo diario.

De hablar con la IA a que conozca tu empresa

Estos últimos años hemos aprendido a hablar con la inteligencia artificial, y creo que ahora empieza lo bueno: conseguir que conozca nuestros procesos, nuestros clientes, nuestros documentos y nuestras reglas para ayudarnos de verdad. Ese es el tipo de implantación que queremos hacer desde IACOBUS Assistant como distribuidores oficiales de NAiOS. Por eso no empiezo enseñando funcionalidades, sino sentándome contigo para entender cómo trabaja tu empresa y decidir juntos qué proceso conectar primero.

Tu IA ya sabe muchas cosas. Ahora toca que conozca tu empresa.

Conoce NAiOS con IACOBUS Assistant

Si quieres ver cómo encajaría NAiOS en tu empresa, desde IACOBUS Assistant podemos revisar contigo los procesos que ya tienes y preparar una demo sobre una necesidad real. Podemos empezar por marketing, CRM, facturación, conocimiento interno, atención al cliente, recursos humanos, almacén o automatización, e ir ampliando poco a poco.

La pregunta no es cuántos módulos quieres instalar, sino qué parte de tu empresa quieres que la IA conozca primero.

Escríbeme al Whatsapp y preparamos una demo de NAiOS sobre un caso real de tu empresa.