CÓMO ENVIAR EMAILS DE EMPRESA EFECTIVOS
En el artículo de esta semana te enseñaré a crear emails de empresa eficaces y a estar seguro/a de que respondes a los que te envían de forma adecuada.
Seguramente has escuchado aquello de que no importa tanto lo que dices, como el modo en el que lo comunicas. Esto es muy cierto. Sin duda, en las comunicaciones de los negocios, incluyendo los mensajes de correo electrónico, es muy importante el tipo de comunicación y el lenguaje que utilices.
Los correos electrónicos
Los correos electrónicos carecen de un lenguaje corporativo y de un tono de voz, por eso es clave que sean claros, relevantes y apropiados, ya que de lo contrario podrías crear pequeñas e innecesarias crisis comunicacionales.
Vamos a explicar esto imaginando que un cargo de una empresa envía un correo electrónico a otro negocio. En este mensaje escribe un resumen sobre una reunión que han tenido para una nueva campaña que están lanzando.
Esta persona escribe dos versiones diferentes del correo electrónico.
- Opción 1: “Hola Iria. Aquí va el resumen de nuestra reunión. Vamos a testear la versión roja del producto y volvemos a reunirnos el 06/04 para revisar pendientes. Vamos a actualizar el logo de la marca. Saludos”.
- Opción 2: “Hola Iria. La verdad es que volví a mirarlo y sí, debemos testear el rojo. Mañana procuraré ver el tema de la actualización del logo de la marca, siempre y cuando logre terminar con mis reuniones a tiempo. Si no lo haré después del gimnasio. No te preocupes, de un modo u otro, lo tendremos listo para antes del lanzamiento. Les confirmaré todo. Volvemos a vernos el día 6, ¿verdad? Me encargaré del café, tenemos que seguir hablando de todo esto”.
¿Cuál elegirías? ¿El corto y por puntos o el extenso?
El mejor correo electrónico es el claro, el informativo y que utiliza los puntos para diferenciar lo que se ha hecho y lo que queda.
El otro correo electrónico no funciona ya que comienza con una incoherencia y no se enfoca en lo que debe. Además incluye detalles irrelevantes de la vida personal que no tienen por qué interesarle al cliente.
Los correos electrónicos pueden ser herramientas muy valiosas en la comunicación con colegas y clientes, por lo que vale la pena tomarse tiempo para elaborarlos bien.
ATENCIÓN
Los emails se comparten de manera muy sencilla. Las personas pueden guardarlos y reenviarlos muy fácilmente, por lo que debes evitar el envío de mensajes inapropiados e irrelevantes que puedan propagarse como un “meme” viral y perjudicar a tu marca.
CONSEJOS
Existen una serie de consejos simples que puedes seguir para asegurarte que tus correos fortalezcan tus relaciones e impacten positivamente en el marketing de tu marca.
Procura ser claro en tus propósitos. Los emails pueden usarse para cualquier cosa, pero por lo general cumplen con uno o dos propósitos: informar o confirmar.
Informar puede significar hacer el resumen de la reunión actualizando la situación, compartiendo un documento o hacer una presentación. Confirmar, en cambio, puede significar la ratificación de una cita, un pedido de información a un colega o una solicitud de una estimación de precios.
En un correo, para obtener la respuesta que buscas, debes ser claro a tu apelación. Si deseas concertar una cita, por ejemplo, puedes poner algo como: “Por favor, dime si esta fecha te viene bien” o “hazme saber en qué otro momento estarás disponible”. Una vez que tengas claro el propósito, hazte esta simple pregunta, ¿es el correo electrónico la mejor manera de alcanzar este fin?
Si lo que necesitas resolver es urgente, puede que el email no sea el formato más eficaz. Las personas revisa sus buzones de correo electrónico de forma esporádica. Así que, quizás sea mejor hacer una llamada telefónica, enviar un whatsapp o hablar en persona.
También debes saber que el correo electrónico no es bueno para tratar temas que requieran discusiones detalladas o largos intercambios de ideas. Las idas y vueltas de los emails pueden restar dinamismo al debate y dificultar el seguimiento del análisis de los temas.
Si te encuentras ante una situación compleja, el email, NO debe reemplazar a la conversación honesta y al cara a cara. Puede ahorrarte un momento incómodo, pero también puede dar lugar a confusión y a un resentimiento en el futuro.
Por último, el correo electrónico tampoco es un buen medio para compartir información privada o sensible. Los emails no son seguros y pueden ser reenviados a cualquier persona, en cualquier lugar y sin que tu lo sepas.
Una vez que has decidido que el email puede servir a tu propósito, ¿cómo puedes diseñar un mensaje efectivo?
¡Buenas noticias! No tienes por qué ser Sheakespeare, solo tienes que poder comunicar tus puntos.
Comienza por tratar de que tu correo electrónico sea corto y vaya al grano. Si has pasado toda la tarde escribiendo un email que se parece a una novela de Charles Dickens, edítalo y crea una versión abreviada.
Piensa que el destinatario de tu correo, probablemente, lo lea en su teléfono móvil. Para asegurarte que estás siendo conciso, léelo rápidamente y mira si puedes extraer los aspectos principales.
Te aconsejo que uses viñetas o listas numeradas para resaltar los puntos importantes.
A continuación revisa si estás usando el tono de voz apropiado (cuando escribes un email de negocios estás representando a una marca o empresa).
Si escribes emails a tus clientes o a la base de datos de email marketing, verifica que el lenguaje esté en la línea y el tono de voz de la marca. Incluso si se trata de la confirmación de un envío o del restablecimiento de una contraseña.
Las palabras que elijas también definirán el tono de tu mensaje, así que, procura no usar aquellas que puedan debilitar tu mensaje o conspirar contra tu objetivo.
Expresiones como: sí pero, en realidad, lo siento, una especie de, en mi opinión o no soy un experto, podrían parecer rellenos inofensivos, pero en realidad son debilitadores del objetivo de tu mensaje, e incluso pueden dañar tu propia imagen.
Del mismo modo, frases como: yo pienso que, yo creo que y yo siento que, pueden hacer que parezcas indeciso. Así que, si estás dando tu opinión, ofrece claramente las razones en las que te basas.
Al mismo tiempo, debes tener cuidado de no sonar demasiado agresivo. Aunque sientas que el uso de mayúsculas o de signos de exclamación enfatizan tu mensaje, los demás pueden percibir esto como enfado.
Espero que te haya gustado y que apliques todo lo que te acabo de contar.
¡Hasta la semana que viene!
